ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HÀ NỘI BCH TRƯỜNG ĐHDL PHƯƠNG ĐÔNG *** Số: 276/QC-TNPĐ

Hà Nội, ngày 6 tháng 11 năm 2012

QUI CHẾ

Hoạt động của các Câu lạc bộ – Đội – Nhóm

I. CÁCH THỨC CHUNG

Ban chấp hành Đoàn TN sẽ chỉ định 02 đồng chí (một thành viên Ban Thường vụ và một thành viên Ban chấp hành) để phụ trách công tác quản lý và hỗ trợ các Câu lạc bộ – Đội – Nhóm (viết tắt là CLB/Đ/N).

 

II. HỖ TRỢ CÁC CÂU LẠC BỘ – ĐỘI NHÓM:

-         Được sử dụng tên, logo của trường kết hợp với hoạt động của CLB/Đ/N.

-         Được đăng tin về CLB/Đ/N trên các kênh thông tin chính thức của Đoàn – Hội (bảng – tin, website, forum, facebook…).

-         Mỗi CLB/Đ/N sẽ được cấp 1 account và 1 subforum trong mục CLB/Đ/N và tạo mục thông tin trên Diễn đàn Ánh sang Phương Đông www.pdu.vn . Đối với các tài khoản của CLB/Đ/N, BCN không được sử dụng vào mục đích cá nhân.

-         Mỗi CLB/Đ/N sẽ được hỗ trợ bảng tin và treo bandrole trường.

-         Được xem xét hỗ trợ về cơ sở vật chất trong quá trình hoạt động.

-         Được các quyền lợi như một Liên chi Đoàn trực thuộc và phải tổ chức Đại hội CLB/Đ/N mỗi năm một lần trong học kì I của năm học mới.

-         Được liệt kê trong danh sách các CLB đang hoạt động ở trường.

-         Được tính điểm rèn luyện sinh viên, rèn luyện Đoàn viên đối với các hoạt động của CLB.

 

III. TRÁCH NHIỆM CỦA CÂU LẠC BỘ – ĐỘI NHÓM:

-         Thực hiện các quy định chung của trường về các hoạt động phong trào, văn hóa, học thuật, hội họp,…

-         Duy trì hoạt động, cập nhật thông tin và báo cáo với Cán bộ phụ trách các CLB (thông tin thành viên, kế hoạch, điều lệ, thay đổi trong cơ cấu, …)

-         Hoạt động phù hợp với chính sách và các quy định của trường cũng như pháp luật Việt Nam.

-         Thực hiện theo đúng các thủ tục, chính sách liên quan đến tài trợ và sử dụng logo trường.

-         Chủ động huy động các nguồn kinh phí từ thành viên, từ xã hội để hỗ trợ hoạt động cho câu lạc bộ.

 

IV. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

1. Báo cáo năm:

-         Hằng năm, vào cuối học kì II (tháng 4), các CLB/Đ/N phải gửi về BCH Đoàn trường các báo cáo sau:

+ Báo cáo tình hình hoạt động năm học đã qua.

+ Báo cáo danh sách thành viên CLB/Đ/N.

-         Vào đầu học kì I của năm học mới (tháng 9), các CLB/Đ/N phải trình kế hoạch của năm học và dự trù kinh phí năm gửi về về BCH Đoàn trường.

1. Báo cáo hoạt động tháng:

-         Vào ngày 03 hàng tháng, các CLB/Đ/N gửi báo cáo nhanh về tình hình hoạt động tháng trước và các hoạt động dự kiến sẽ tổ chức trong tháng này. Với từng hoạt động cụ thể, các CLB/Đ/N phải gửi kế hoạch về BCH Đoàn trường trước ít nhất 7 ngày và trước khi các CLB/Đ/N công bố hoạt động đến với sinh viên.

-         Mỗi tháng, ngày 05: BCH Đoàn trường sẽ gặp mặt BCN các CLB/Đ/N để giải đáp các thắc mắc và nhận ý kiến đóng góp. Nếu ngày 05 là thứ 7 hoặc chủ nhật thì sẽ lùi sang ngày thứ 2 tuần kế tiếp.

1. Báo cáo tuần:

-         Các đơn vị gửi lịch làm việc tuần về văn phòng Đoàn trước 12g00 ngày THỨ NĂM hàng tuần (gửi tới email banvanphong@pdu.vn).

-         Các đơn vị theo dõi lịch sử dụng phòng tại www.pdu.vn/lichcongtac để đăng ký phòng sử dụng trong lịch làm việc trước. 

-         Tuần lễ bắt đầu vào ngày thứ hai và kết thúc vào ngày chủ nhật.

-         Tiêu đề ghi theo định dạng: [Lịch làm việc tuần] <Tên đơn vị> – Ngày <ngày bắt đầu> – <ngày kết thúc>

-         Đối với các trường hợp cập nhật lịch, các đơn vị gửi lại mail theo đúng định dạng, văn phòng sẽ cập nhật lịch gửi sau cùng.

-         Các trường hợp khác nếu ghi sai định dạng, sẽ không chấp nhận.

-         Mọi trường hợp gửi muộn lịch làm việc mà không có lý do chính đáng sẽ KHÔNG được tổ chức hoạt động.

-         Đối với việc trùng lịch làm việc (trùng phòng, trùng các cơ sở vật chất …), văn phòng sẽ giải quyết cho đơn vị nào gửi lịch làm việc sớm hơn (tính theo thời gian gửi mail).

-         Các đơn vị chỉ gửi duy nhất 1 lịch làm việc, nội dung bao gồm:

• Thời gian, địa điểm.
• Người phụ trách, mã số sinh viên, số điện thoại.
• Thành phần, số lượng.
• Nội dung hoạt động
• CSVC cần hỗ trợ.

VD: [Lịch làm việc tuần] CLB Guitar – Tuần từ ngày 19/11/2012 đến 25/11/2012

* Thời gian, địa điểm: 18g00 Thứ 2 Ngày 19/11/2012 – Phòng 211 – CS Trung Kính

* Người phụ trách, sđt: Nguyễn Chí Thành – 094.927.0358

* Thành phần, số lượng: Hội viên Câu lạc bộ, 25 hội viên.

* Nội dung: Dạy kỹ năng cơ bản đệm hát guitar cho thành viên mới.

* CSVC cần hỗ trợ: Máy chiếu, loa,02 mic.

V. SỬ DỤNG CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN:

1. Sử dụng Cơ sở vật chất:

-         Tờ trình mượn cơ sở vật chất phải gửi trước thời điểm diễn ra sự kiện ít nhất 7 ngày (có mẫu kèm theo).

-         Các đơn vị, cá nhân sử dụng cơ sở vật chất có trách nhiệm bảo quản nguyên vẹn tài sản, phải đền bù nếu gây ra thiệt hại và chịu trách nhiệm kỷ luật.

-         Sau khi kết thúc sự kiện các đơn vị có trách nhiệm thu dọn, vệ sinh sạch sẽ địa điểm tổ chức; hoàn trả - bàn giao phòng – thiết bị cho phòng Quản lý cơ sở vật chất nguyên vẹn như hiện trạng ban đầu.

2. Truyền thông sự kiện:

a. Qui định về truyền thông

Tất cả các sự kiện bắt buộc phải có kế hoạch truyền thông

-         Trước sự kiện: ít nhất 7 ngày phải có băng rôn, poster và nội dung tuyên truyền trên internet cũng như tại trường.

-         Trong sự kiện: cập nhật thông tin liên tục trên internet

-         Sau sự kiện: Viết bài (kèm ảnh, khuyến khích có video clip) về sự kiện đã tổ chức đăng lên Internet(Website, diễn đàn, facebook của trường)

b. Băng rôn, poster

-         Trên Internet: Sử dụng tất cả các công cụ truyền thông: Website, Diễn đàn, Facebook, Yahoo…. Đăng poster và thông tin chương trình sự kiện diễn ra.

-         Tại trường: Treo băng rôn, poster tại nơi dễ nhìn, đúng vị trí qui định. Tháo gỡ băng rôn, poster khi hết thời gian diễn ra sự kiện. Văn phòng Đoàn trường hỗ trợ Standee để lắp poster (poster in kích thước 60 cm x 160 cm, bấm lỗ tròn 4 góc).

VI. KHEN THƯỞNG

1. Quy định chung:

Việc khen thưởng được thực hiện đối với cá nhân và tập thể nhân dịp tổ chức Đại hội CLB/Đ/N; và vào dịp tổng kết hằng năm của Ban chấp hành Đoàn Thanh niên – Hội Sinh viên trường

1. Việc khen thưởng được qui định như sau:
2. Đối với cá nhân:

Đóng góp tích cực trong hoạt động của CLB/Đ/N được Ban chủ nhiệm CLB đề nghị.

1. Đối với tập thể:

-         Tham gia đẩy đủ, tích cực, có hiệu quả vào các hoạt động do Đoàn Thanh niên -  Hội sinh viên huy động với tinh thần trách nhiệm và tính chủ động cao.

-         Duy trì hoạt động thường xuyên, nội bộ đoàn kết tốt.

-         Có nhiều chương trình hay, hấp dẫn, thu hút đông đảo hội viên và sinh viên tham gia.

 

VI. GIẢI THỂ CÂU LẠC BỘ – ĐỘI – NHÓM

Việc giải thể CLB/Đ/N do Ban chấp hành Đoàn trường - Hội sinh viên trường quyết định trong một số trường hợp sau:

-         CLB/Đ/N không sinh hoạt trong thời gian liên tục 6 tháng.

-         CLB/Đ/N sinh hoạt không đúng với tính chất, mục đích khi thành lập.

-         Các trường hợp vi phạm khác.

Nơi nhận: -  Đảng ủy (Để báo cáo) -  Các CLB (Để thực hiện) -   Lưu VP

TM. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG PHÓ BÍ THƯ Bùi Xuân Luân